Im Wandel der Zeit müssen sich auch Unternehmen immer neuen Herausforderungen stellen. Besonders das Thema Digitalisierung wird nun besonders großgeschrieben, kommt der Wunsch vieler Mitarbeiter und Arbeitnehmer nach orts- und zeitunabhängigen Arbeiten immer öfter auf.
Auch die Arbeit im Homeoffice spielt in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle, möchten Arbeitnehmer möglichst flexibel und frei arbeiten können und sich nicht an einen festen Arbeitsplatz binden. Im Kampf um neue Arbeitskräfte wird der digitale Arbeitsplatz außerdem zu einem der wichtigsten Kriterien, die Unternehmen erfüllen sollten, um im Wettbewerb zu bestehen.
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste in Kürze
- Der digitale Arbeitsplatz stellt eine zentrale Arbeitsplattform dar, die alle Daten, Informationen und Anwendungen für Mitarbeiter ortsunabhängig zur Verfügung stellt. Es findet praktisch eine Digitalisierung der Unternehmensprozesse und Daten statt.
- Eine zentrale Arbeitsplattform ermöglicht besonders effiziente und einfache Arbeitsabläufe und vereinfacht auch die Kommunikation verschiedener Schnittstellen des Unternehmens. Projekte und Arbeitsaufträge können so schneller abgeschlossen und vor allem die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöht werden.
- Die richtige und vollständige Implementierung des digital Workplace ist besonders wichtig, um alle Vorteile ausschöpfen und einen reibungslosen und effizienten Ablauf gewährleisten zu können.
Definition: Was ist ein digitaler Arbeitsplatz?
Der digitale Arbeitsplatz bietet sowohl für Unternehmen als auch deren Mitarbeiter eine serviceorientierte und organisierte Lösung, um jederzeit von allen Geräten auf Daten, Anwendungen und Informationen zugreifen zu können.
Es handelt sich dabei einfach gesagt um eine zentrale Arbeitsplattform, die Mitarbeitern und Unternehmern ortsunabhängig und digital zur Verfügung steht und sozusagen eine Erweiterung des Intranets zum mobilen Workplace 4.0 darstellt.
Alle nötigen Tools, Daten und Bereiche werden dort vereint, um eine übergreifende und ortsunabhängige Zusammenarbeit zu ermöglichen. Viele Arbeitsschritte können automatisiert, Aufgaben priorisiert und die Arbeitsabläufe so fokussierter und zielgerichteter werden. Gleichzeitig dient der digitale Arbeitsplatz aber auch als Informationsplattform, die den Mitarbeitern Wissen über verschiedene Unternehmensprozesse oder ihre täglichen Aufgaben bereitstellt.
Ein digitaler Arbeitsplatz macht dabei für viele verschiedene Berufsgruppen Sinn. Sogar Krankenhäuser können von solchen Systemen profitieren, um Mitarbeiter zu unterstützen und ihnen so mehr Zeit für die Pflege der Patienten einzuräumen. Vor allem globale Unternehmen oder Firmen, die an verschiedenen Standorten arbeiten, können dank eines digital Workplace mehr Flexibilität und Produktivität in alle Unternehmensprozesse einbringen.
Texter, Grafikdesigner, Online-Marketing-Manager aber auch Berufe der Logistik, IT oder E-Commerce Branche werden zunehmend digitalisiert und können dank des digitalen Arbeitsplatzes praktisch von der ganzen Welt ausgeführt werden – dazu benötigt es nur die richtige Technik und Ausstattung.
Hintergründe: Was du über einen digitalen Arbeitsplatz wissen solltest
Bevor man einen digitalen Arbeitsplatz aufbauen und in das Unternehmen integrieren möchte, sollten Vorteile und Nachteile abgewogen und natürlich alle wichtigen Anforderungen erfüllt werden. Welche Chancen ein digitaler Arbeitsplatz bietet und welche Anwendungen und Tools für eine erfolgreiche Zusammenarbeit benötigt werden, kannst du in diesem Abschnitt nachlesen.
Welche Vorteile hat ein digitaler Arbeitsplatz?
Natürlich müssen Unternehmen auf die digitale Transformation reagieren, befinden sie sich doch stetig im Kampf um die besten Arbeitskräfte. Bieten sie jedoch solche Arbeitslösungen an, haben sie einen deutlichen Vorteil gegenüber ihren Konkurrenten und ziehen meist die besten Mitarbeiter an Land.
Auch bei der Entscheidungsfindung oder den verschiedenen Prozessen im Arbeitsalltag, kann sich der Arbeitsplatz 4.0 unterstützend und beschleunigend auf die Arbeit auswirken und den Informationsfluss zwischen den einzelnen Abteilungen deutlich verbessern. Insellösungen gehören mit der Nutzung einer zentralen Plattform nun der Vergangenheit an.
Gleichzeitig erhöht sich durch solch eine serviceorientierte Lösung auch die Zufriedenheit und das Engagement vieler Mitarbeiter, die sich schon lange nach einem verbesserten Workflow und einer effizienten Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen sehnen.
Durch eine innovative, schnelle und selbstständige Arbeitsweise verlieren Mitarbeiter zusätzlich nicht mehr so viel Zeit beim Suchen von Dokumenten oder Dateien und können dadurch sowohl fokussierter Arbeiten als auch Aufgaben schneller erledigen. Prozesse können rasch abgewickelt und so natürlich auch die Kundenzufriedenheit deutlich gesteigert werden.
Außerdem wird durch eine zentrale Arbeitsplattform für alle Mitarbeiter auch der unternehmensweite Wissensaustausch gefördert, was vor allem bei globalen Unternehmen oder Unternehmen mit mehreren Standorten ein großer Vorteil ist und viele Prozesse vereinfacht sowie verkürzt.
Welche Anforderungen werden an einen digitalen Arbeitsplatz gestellt?
Ausstattung
Grundsätzlich sollte ein digital Workplace einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf relevante Informationen und Daten über verschiedene Zugangsgeräte wie PC, Laptop, Tablet oder Smartphone ermöglichen – und das im besten Fall auch mit voller Leistungsfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit.
Für die Nutzung eines digitalen Arbeitsplatzes ist deswegen die richtige Ausstattung das A und O. Laptop oder Tablet sowie eine Webcam für Videokonferenzen oder ein Headset zum Telefonieren gehören dabei immer zur Grundausstattung. So wird sichergestellt, dass der Mitarbeiter alle Geräte auch mobil und ortsunabhängig nutzen kann und nicht mehr zwingend an seinen Schreibtisch gebunden ist.
Anwendungen
Natürlich ist in erster Linie die Implementierung der Unternehmens-Anwendungen wie dem Customer Relationship Management (CRM) oder dem Enterprise Resource Planning (ERP) unerlässlich. Alle Software-Systeme sollten auf der zentralen Arbeitsplattform zusammengeführt und für jeden Mitarbeiter individuell freigegeben werden.
Kommunikationsinfrastruktur
In diesem Zusammenhang ist vor allem eine reibungslose Kommunikationsinfrastruktur wichtig. Das Unternehmensnetzwerk sollte unbedingt in der Lage sein, alle Datenübertragungen oder auch Video- und Telefonkonferenzen ohne Probleme zu stemmen und einen reibungslosen Ablauf gewährleisten.
Datensicherheit
Besonders wichtig bei einem digitalen Arbeitsplatz ist natürlich auch die Datensicherheit. Vertrauenswürdige Inhalte und alle Unternehmensdaten sollten daher in der Cloud optimal geschützt und verschlüsselt sein, um einem Datendiebstahl vorzubeugen. Natürlich sollten auch Informationen über die Mitarbeiter wie beispielsweise Gehaltsabrechnungen, Krankheit und Fehlzeiten oder andere wichtige Daten nicht für unbefugte Dritte einzusehen sein. Dies gilt nicht nur für externe Betrachter, sondern auch unter Kollegen.
Benutzerfreundliche Oberfläche
Die Benutzeroberfläche ist eine weitere Anforderung, die ein digitaler Arbeitsplatz unbedingt erfüllen sollte. Wenn Mitarbeiter trotz zentraler Plattform nun wieder stundenlang Daten und Informationen suchen müssen und kein logischer Aufbau des Workplace gegeben ist, nützt diese Form von Arbeit 4.0 natürlich nichts. Eine übersichtliche Struktur ist für ein effizientes und schnelles Arbeiten äußerst wichtig.
Außerdem sollte der Workflow der Mitarbeiter durch automatisierte Freigaben für verschiedene Prozesse oder Erinnerungsfunktionen vereinfacht werden. Zusätzlich sollte jeder Arbeitsplatz so individuell wie möglich gestaltet werden können. Persönliche Dashboards sind daher mindestens genauso wichtig.
Welche Tools sind für einen digitalen Arbeitsplatz wichtig?
Die Verwaltung von To-Do-Listen und Arbeitsabläufen kann beispielsweise mit Trello deutlich vereinfacht werden, für das Teilen und Anlegen von Notizen eignet sich Evernote.
Eines der bekanntesten Tools für das Nutzen eines digitalen Arbeitsplatzes ist VMware, eine intelligente Plattform für das Bereitstellen von Daten und verschiedenen Anwendungen, egal von welchem Ort. Ein digitaler Arbeitsplatz auf Basis von Microsoft 365 stärkt mit den zahlreichen Anwendungen für alle Unternehmensbereiche ebenfalls die Zusammenarbeit und ermöglicht mehr Flexibilität. Sogar die Urlaubsplanung und Reisekostenabrechnung können mit den Tools von Microsoft 365 digitalisiert werden.
Für eine reibungslose Zusammenarbeit und einen ständigen Informationsaustausch sind besonders soziale Netzwerke essentiell, Stichwort Social Collaboration. Darunter versteht man die Zusammenarbeit in Teams oder bei Projekten mithilfe von elektronischer Medien. In virtuellen Arbeitsräumen wie beispielsweise dem Messenger-Dienst Slack können Absprachen im Team bei verschiedenen Projekten deutlich verbessert werden. Auch der Informationsaustausch verläuft reibungsloser und Prozesse können so natürlich schneller abgeschlossen werden. Zudem können in solchen virtuellen Arbeitsräumen auch Dokumente und Daten mit allen am Prozess beteiligten Mitarbeitern schnell und einfach geteilt werden.
Zu guter Letzt ist auch die Implementierung von sogenannten Unified-Communication-Diensten, beispielsweise Microsoft Teams, Zoom oder Skype Business, ein wichtiges Tool, welches viele Geschäftsprozesse beschleunigen kann. Gerade für Abteilungen, die in ständigem Kundenkontakt und -austausch stehen, sollten solche Kommunikationsdienste unbedingt vorhanden sein, um eine Erreichbarkeit der Mitarbeiter sicherzustellen. Aber auch für die Kommunikation untereinander sind solche Anwendungen ein großer Vorteil und können Absprachen deutlich beschleunigen.
Nutzt man solche Dienste sind alle Kontaktdaten von Kollegen und Mitarbeitern, Kunden oder Geschäftspartnern sowie Lieferanten über den digitalen Arbeitsplatz abrufbar und mit nur einem Klick zu erreichen. Die Unterstützung von Bild und Ton für Video- und Telefonkonferenzen aber auch das Chatten oder Screensharing können dabei nützliche Funktionen sein, um die Kommunikation zu verbessern.
Welche Nachteile können durch einen digitalen Arbeitsplatz entstehen?
Vor allem für langjährige oder ältere Mitarbeiter kann der Arbeitsplatz 4.0 eine zusätzliche Belastung sein, haben sie doch früher auch ohne Digitalisierung und Co. ihre Arbeit schnell erledigt. Das kann dazu führen, dass die Arbeit durch solche Technologien nicht beschleunigt, sondern verlangsamt wird und die Arbeit ineffizient macht.
Auch, wenn die Datensicherheit nicht vollständig gegeben ist oder das Unternehmensnetzwerk eine solche Plattform nicht tragen kann, wird das Arbeiten am Arbeitsplatz der Zukunft zur Zerreißprobe für jeden Einzelnen. Sollten Anwendungen oder Systeme durch den Mitarbeiter nicht richtig genutzt werden, gerät die Arbeit natürlich auch hier ins Stocken.
Aus diesem Grund sollte vor einer Implementierung einer zentralen Plattform alles gründlich gecheckt werden. Vor allem die IT spielt dabei eine große Rolle und sollte daher unbedingt hinzugezogen werden.
Wie kann ein digitaler Arbeitsplatz implementiert werden?
Um einen digitalen Arbeitsplatz erfolgreich im eigenen Unternehmen zu implementieren, sind viele Schnittstellen und Prozesse nötig. Wir wollen hier allerdings nur auf die grundlegenden Schritte eingehen, die für eine erfolgreiche Transformation unerlässlich sind.
Projektziele ausarbeiten
Bevor man über die Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes diskutiert und das Wie bespricht, steht zunächst mal das Warum im Vordergrund. Wichtig ist zu erkennen, was ein digitaler Arbeitsplatz dem Unternehmen bringt und wie dieser Mehrwert zur Erreichung des Unternehmensziels beitragen kann.
Welche Prozesse sollen durch die Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes verbessert und unterstützt werden? Wie kann der digital Workplace konkret die einzelnen Arbeitsschritte verbessern? Zu welchem Ergebnis soll die Systemumstellung langfristig führen?
Genauer gesagt soll eine Art Business Plan ausgearbeitet werden, der vor allem auch den Aufwand und Nutzen gegenüberstellt, denn die Transformation zu einem digitalen Arbeitsplatz ist ein Mammutprojekt, was gründlich durchdacht werden sollte. Die Ziele sollten so klar formuliert sein, dass diese auch bei den Mitarbeitern zu Akzeptanz führen und sich ein echter Mehrwert daraus erkennen lässt.
Kommunikation
Wichtig ist bei einer solchen Umstellung vor allem die Einbindung und Kommunikation mit den Mitarbeitern. Der Nutzen und die Vorteile des digitalen Arbeitsplatzes für Geschäftsprozesse und die Arbeit jedes Einzelnen muss verständlich und klar rübergebracht werden, damit Akzeptanz für solch ein Projekt entsteht.
Vor allem ist es hier wichtig, Wünsche und Anregungen der Mitarbeiter mit einzubeziehen und die Prozesse dementsprechend auszurichten. Vielleicht haben einzelne Abteilungen konkrete Wünsche oder Vorschläge, wie Arbeitsprozesse beschleunigt und vereinfacht werden können, denn natürlich sollte der Arbeitsplatz 4.0 vor allem für die Arbeitnehmer eine Verbesserung des Arbeitsalltages darstellen.
Einführung des digitalen Arbeitsplatzes
Die Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes ist nicht von heute auf morgen geschehen und ein langfristiges Projekt, was eine gute Planung und Organisation erfordert. Aus diesem Grund sollte man zunächst Schritt für Schritt vorgehen und anfangs nur die wichtigsten Funktionen für die Mitarbeiter bereitstellen.
So bleibt ausreichend Zeit, sich mit den Anwendungen vertraut zu machen und an die neue Arbeitsweise zu gewöhnen. Auch die Kommunikation sollte nun vermehrt über die digitale Plattform erfolgen, um auch das schon zur Gewohnheit werden zu lassen. Grundsätzlich ist hier aber immer noch die Balance zwischen Face-to-Face Meetings und digitalen Konferenzen zu bewahren.
Mitarbeiterschulung und Workplace Learning
Damit alle Mitarbeiter den neuen Arbeitsplatz optimal nutzen können und die Prozesse verstehen, ist eine ausreichende Schulung aller Abteilungen äußerst wichtig. Kann jemand nicht mit dem Aufbau und der Struktur der Benutzeroberfläche umgehen, können die Vorteile solcher Systeme natürlich auch nicht vollständig ausgeschöpft werden.
Eine Schulung kann entweder persönlich oder bereits über das neue System erfolgen, schließlich dient ein digitaler Arbeitsplatz auch dem Informations- und Wissensaustausch und wird nicht selten auch als E-Learning-Plattform genutzt. Wichtig ist dabei aber, verschiedene Ansprechpartner für technische Schwierigkeiten oder Fragen zu benennen, die den Mitarbeitern in der ersten Zeit der Systemumstellung zur Seite stehen.
Langfristig das Mindset ändern
Nach einer erfolgreichen Umstellung und Implementierung des digitalen Arbeitsplatzes ist es langfristig gesehen besonders wichtig, Akzeptanz und Zusammenhalt zu erreichen. Denn gerade diese Art des Arbeitens lebt davon, dass alle an einem Strang ziehen und Prozesse gewinnbringend nutzen – egal auf welche Art und Weise.
Wichtig in dem Zusammenhang ist auch darauf zu achten, dass alle Mitarbeiter das neue System auch vollständig nutzen und nicht aus Gewohnheit wegen jedes Arbeitsschrittes zur nächsten Abteilung gehen, um Fragen und Wünsche persönlich zu klären. Dafür ist jetzt in erster Linie der digitale Arbeitsplatz gedacht. Wie schon gesagt ist es wichtig, die Balance zwischen Tradition und Wandel zu halten.
Fazit
Der digital Workplace kann durchaus der Arbeitsplatz der Zukunft werden, können natürlich auch alle Anforderungen durch das Unternehmen erfüllt werden. Eine logische Benutzeroberfläche, ein starkes Unternehmensnetzwerk sowie die Gewährleistung des Datenschutzes sind für einen reibungslosen Ablauf die wichtigsten Kriterien. Nur dann kann die Arbeit 4.0 dem Unternehmen auch alle Vorteile einbringen, die mit solch einer Umstellung einhergehen.
Auch die Mitarbeiter können von der digitalen Transformation besonders profitieren und ihre eigenen aber auch gemeinsame Arbeitsabläufe effizienter und einfacher gestalten. Kommunikation und die richtige Nutzung der verschiedenen Anwendung sind hier das A und O. Aus diesem Grund sollten alle Mitarbeiter ausreichend auf das neue System geschult werden. Zusätzlich ist natürlich auch die Implementierung flexibler Arbeitszeitmodelle und mobiler Arbeitsweisen wichtig für die Erreichung der Zielsetzung eines digitalen Arbeitsplatzes.
Auch für Unternehmen ist die Implementierung einer zentralen Arbeitsplattform und die Digitalisierung ihrer Prozesse in der heutigen Zeit unerlässlich und bald nicht mehr wegzudenken. Profitieren können sie besonders von verbesserten Prozessen und damit natürlich einer erhöhten Mitarbeiter- und auch Kundenzufriedenheit. Um im Wettbewerb der Arbeitskräfte zu bestehen, ist das Angebot solch einer Arbeitsform natürlich genauso wichtig und sollte nicht außer Acht gelassen werden.
Weiterführende Literatur: Quellen und interessante Links
[1] https://link.springer.com/article/10.1365/s40702-017-0370-x
[2] https://www.nomos-elibrary.de/10.5771/0342-300X-2015-4-253.pdf?download_full_pdf=1
[3] https://books.google.de/books?hl=de&lr=&id=34hLDgAAQBAJ&oi=fnd&pg=PT5&dq=digitaler+arbeitsplatz+artikel&ots=uormP3qYAY&sig=PnLD26D9epCfSgLpKw3GUjloJIo#v=onepage&q&f=false
[4] https://books.google.de/books?hl=de&lr=&id=kouJ09GQtbcC&oi=fnd&pg=PA107&dq=digitaler+arbeitsplatz+artikel&ots=YxFsaXjRuN&sig=VLrDGGdxqw0t7kWiy7_0HvqHTMM#v=onepage&q=digitaler%20arbeitsplatz%20artikel&f=false
[5] https://digitaler-mittelstand.de/business/ratgeber/vernetzt-und-flexibel-der-digitale-arbeitsplatz-56533
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