Projektmanagement: Das solltest du darüber wissen

Wie bereits angesprochen, kann Projektmanagement in einer unterschiedlichen Anzahl von Phasen durchgeführt werden. Um dir jedoch einen wesentlichen Überblick zu verschaffen, erläutern wir in weiterer Folge das Beispiel anhand von vier Phasen.

Phase I: Definition

In dieser Phase geht es darum, die grundlegenden Eckpfeiler zu definieren – allem voran stehen dabei die wesentlichsten Ziele. Zu diesem Zweck ist es auch notwendig, externe Informationen anzuwenden – auf Basis von Konkurrenzanalysen, Marktforschungen oder anderen Dokumenten sollten die gewünschten Ergebnisse formuliert werden.

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In der ersten Projektphase dienen die erdachten Ziele auch als Grundlage für die zu erledigenden Teilaufgaben – sogenannte Arbeitspakete sind der Dreh- und Angelpunkt erfolgreichen Projektmanagements. Wichtige Faktoren wie Kosten und Zeitrahmen werden ebenfalls geklärt.

Phase II: Planung

Nach dem Abschluss der ersten Phase wird sich nun dem Ablauf und der Definition von Meilensteinen gewidmet. Mechanismen zur Kontrolle der Qualität und etwaiger Risikofaktoren sind jetzt ebenfalls etabliert. Das Gesamtbudget wird außerdem auf die verschiedenen Teilaufgaben aufgeteilt.

In dieser Phase erhalten die gebildeten Subteams auch genauere Informationen zugespielt. Die zugeteilten Arbeitspakete sowie darin enthaltene Teilaufgaben dienen nun als Grundlage, mit der Arbeit zu beginnen. Damit eine stets zielführende Abstimmung erfolgt, musst du hier mit deinen Kollegen auch den passenden Weg zur Kommunikation festlegen.

Phase III: Durchführung und Controlling

Die entscheidende Phase beginnt – die lange anhaltende Planung wird endlich in die Praxis umgesetzt. Jetzt ist es an der Zeit, deine Fähigkeiten und Motivation in den Ring zu werfen, damit du und dein Team davon profitieren können. Die Durchführung alleine ist in Phase III allerdings nicht der einzige, wesentliche Punkt.

Damit diese beiden Aspekte bestens in Kombination funktionieren, reicht es nicht aus, wenn du deine zugeteilten Aufgaben ohne Rücksicht auf Verluste abarbeitest. In einigen Situationen ist es auch notwendig, dass deine zeitlichen Ressourcen anderweitig benötigt werden – an eine entsprechende Kommunikation solltest du denken. Außerdem kann es sein, dass dem Controlling möglicherweise einige Ungereimtheiten entgehen. Sollte dir etwas auffallen, ist das gesamte Team hier ebenfalls auf deinen Input angewiesen.

Phase IV: Projektabschluss

Auch dem Ende des Projektes wird eine eigenständige Phase gewidmet. Letzte Teilaufgaben werden erledigt, das Geschehene wird gefeiert und anschließend beginnt die Reflexion.

Bei der Reflexion ist es von großer Bedeutung, dass du ebenfalls genau so sorgfältig vorgehst, wie bei den Phasen davor. Auch wenn das Projekt fertig umgesetzt wurde, muss ehrlich vorgegangen werden. Was hat gut funktioniert, was weniger? Wo besteht Aufholbedarf? Solche und ähnliche Fragen sollten in den Raum gestellt und möglichst detailliert beantwortet werden. Nur so kann eine Grundlage dafür entstehen, dass die Anwendung von Projektmanagement in Zukunft noch besser erfolgt.

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Im Normalfall wird der Beruf des Projektmanagers über ein wirtschaftlich geprägtes Studium erlernt. Betriebs- oder Volkswirtschaftslehre eignet sich dabei besonders gut -auch Absolventen des Produktmanagements haben gute Chancen. Für speziellere Tätigkeiten schadet unter Umständen auch ein technischer Hintergrund nicht – viele Wirtschaftsinformatiker, – mathematiker oder -ingenieure sind des Öfteren als Projektmanager tätig. Unabhängig davon, welches Studium du im Endeffekt wählst, solltest du dich vorab informieren, ob ein entsprechender Schwerpunkt Teil des Curriculums ist.

Um als Projektmanager zu starten, ist jedoch nicht zwangsläufig ein Studium notwendig. Hast du deinen Weg bereits eingeschlagen und möchtest dir einfach das notwendige Zusatzwissen aneignen, sind Schulungen oder Seminare eher zu empfehlen. Somit kannst du dir zusätzliche Fachkenntnisse aneignen, die dir in deiner weiteren beruflichen Karriere weiterhelfen können.

Rein theoretisch ist es auch möglich, die Kenntnisse aus den externen Schulungen für den Start als Quereinsteiger zu nutzen. Von diesem Weg würden wir dir allerdings eher abraten. Der Grund dafür sind nicht nur die deutlich geringeren Gehaltschancen; überhaupt eine Anstellung zu finden, kann sich als äußerst schwierig gestalten. Solltest du keinerlei Vorkenntnisse besitzen oder in einem anderen Feld berufliche Erfahrungen gesammelt haben ist Studieren, idealerweise mit Master-Abschluss, eindeutig die bessere Option.

Hast du einfach nur keine Erfahrung in solchen Umfeldern, musst du nicht unbedingt sofort verzweifeln. Auch wenn deine bisherigen Tätigkeiten hauptsächlich durch eigeständiges Arbeiten geprägt waren, kannst du deine konsequente Arbeitsweise mit immer wieder kehrender Übung auch langfristig im Projektmanagement anwenden.

Führungskapazität

Selbst wenn du nur ein Subteam leiten solltest, wirst du dich sehr schnell mit einem hohen Maß an Verantwortung konfrontiert sehen. Um im Projektmanagement langfristig erfolgreich zu sein, solltest du dir daher Führungsqualitäten aneignen. Auch kann die Übung ein entscheidender Faktor sein. Übernimmst du öfter Verantwortung wird es dir irgendwann schwerfallen, dich bei zukünftigen Projekten nicht automatisch für die höchste Führungsebene vorzuschlagen.

Analysefähigkeit

Die möglichst ausgeprägte Fähigkeit zu analysieren solltest du im Falle einer geplanten Karriere im Projektmanagement ebenfalls besitzen. Es ist unerlässlich, dass du weit mehr kannst als Arbeitspakete stumpf abzuarbeiten. Ständig wirst du mit Informationen konfrontiert werden – willst du es weit bringen, musst du rechtzeitig daraus die richtigen Schlüsse ziehen.

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Die Fähigkeiten zur Analyse verbesserst du in der Regel oft dadurch, dass mehr Erfahrungen im jeweiligen Feld gesammelt werden. Dadurch kannst du die Bedeutung bestimmter Zahlen und Daten besser verstehen und somit auch auf lange Zeit wertvollen Input liefern. Speziell dann, wenn du nach höherer Verantwortung strebst, solltest du diesen Aspekt besonders ernst nehmen.

Zur Dokumentation eines gesamten Projekts werden verschiedene Aufzeichnungen benötigt. Diese sollten im Idealfall so sortiert werden, dass du und jeder deiner Kollegen jederzeit die Übersicht behalten. Wichtige Teilbereiche sind unter anderem:

• Projektbudget
• Projektauftrag
• Risikomanagement
• Meeting-Protokolle
• Qualitätssicherung
• Projektstrukturplan

Abhängig von der Größe, Struktur und Ausrichtung des Projekts sind unter Umständen noch einige, weitere Aufzeichnungen in deinem Handbuch zu finden. Abgesehen von den Fragen zur Aufzeichnung müssen jedoch noch weitere Faktoren berücksichtigt werden. Die Zugriffsrechte, und die Verantwortlichkeit sowie auch der Ort und die Dauer der Aufbewahrung sind Fragen, denen du und dein Team sich stellen müssen. Letzterer Aspekt ist insbesondere auch während der Zeit nach dem Abschluss besonders wichtig.