In unserem Beitrag zum Eisenhower Prinzip erhältst du alle wichtigen Informationen rund um die Anwendung und Eignung dieses Prinzips. Wir erklären dir, welche unterschiedlichen Kategorien es gibt und welche Vor- und Nachteile das Eisenhower Prinzip mit sich bringt.
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste in Kürze
- Bei dem Eisenhower Prinzip handelt es sich um eine von vielen Techniken des Zeitmanagements. Es findet dann Anwendung, wenn man von den wesentlichen Aufgaben ständig abgelenkt wird.
- Bei dieser Methode werden die bevorstehenden Aufgaben nach den Kriterien Dringlichkeit und Wichtigkeit in vier unterschiedliche Kategorien eingeteilt und anschließend abgearbeitet.
- Das Eisenhower Prinzip findet häufig Anwendung im Beruf, kann jedoch genauso auch im Alltag angewendet werden.
Glossareintrag: Der Begriff Eisenhower Prinzip im Detail erklärt
Damit du umfassend informiert bist, haben wir für dich in den folgenden Abschnitten die wichtigsten Fragen rund um das Eisenhower Prinzip zusammengetragen und beantwortet. So weißt du, worauf es ankommt und bist Experte, wenn es an die Anwendung des Eisenhower Prinzips geht.
Was ist das Eisenhower Prinzip?
Diese Unterteilung soll die Entscheidung vereinfachen, mit welchen Aufgaben man sich als Nächstes beschäftigen sollte. Denn häufig ist es nicht ausreichend, dass irgendeine Aufgabe richtig gemacht wird. Die Eisenhower Technik ermöglicht es, dass eine wichtige Aufgabe richtig gemacht wird.
Woher stammt der Begriff Eisenhower Prinzip?
Stattdessen geht der Bezug zu Eisenhower auf eine Ansprache zurück, die er am 19. August 1954 auf der zweiten Versammlung des Ökumenischen Rates der Kirchen in Evanston hielt. Dabei zitierte er einen unbekannten ehemaligen Hochschulpräsidenten folgendermaßen: “I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.”(1)
Wie funktioniert das Eisenhower Prinzip?
- Dringlichkeit: Die Dringlichkeit der Aufgaben wird waagerechten/horizontalen Achse von links nach rechts (dringend/nicht dringend) angegeben. Dringende Aufgaben sind solche, die nach einem festgelegten Termin in der näheren Zukunft ihren Sinn verlieren.
- Wichtigkeit: Die Wichtigkeit der Aufgaben (wichtig/nicht wichtig) wird auf der senkrechten/vertikalen Achse von unten nach oben angegeben. Um eine wichtige Aufgabe handelt es sich, wenn sie einer Zielerreichung dient.
Welche Kategorien gibt es beim Eisenhower Prinzip?
In den nachfolgenden Abschnitten erklären wir dir die unterschiedlichen Aufgabentypen genauer.
A-Aufgaben
Aufgaben der Kategorie A zeichnen sich dadurch aus, dass sie wichtig und dringend sind. Sie sollten demnach sofort und selbst erledigt werden.
Dabei handelt es sich um Aufgaben, die zur Zielerreichung beitragen und darüber hinaus an einen festen Endzeitpunkt gebunden sind, welcher unmittelbar bevorsteht und sich nicht verschieben lässt. Für den Fall, dass du nicht die notwendige fachliche Kompetenz zur Erledigung der Aufgabe besitzt, solltest du sie zumindest persönlich begleiten und auch prüfen.
B-Aufgaben
B-Aufgaben sind ebenfalls wichtig, jedoch nicht dringend. Diese Aufgaben sollten entsprechend terminiert und ebenfalls selbst erledigt werden.
Demnach geht es dabei um Aufgaben, die ebenfalls für die Zielerreichung notwendig sind. Im Gegensatz zu A-Aufgaben ist die Erledigung jedoch nicht in unmittelbarer Zukunft notwendig. Daher reicht es aus, wenn du einen realistischen Termin selber festlegst und das Vorhaben dann auch selber durchführst.
Wichtig hierbei ist, dass du diese Aufgaben nicht zu lange vor dir herschiebst. Durch ständiges Aufschieben werden die B-Aufgaben zu A-Aufgaben, welche sich somit häufen. Das kann zu ungesundem Zeitdruck und Stress führen.
C-Aufgaben
C-Aufgaben hingegen sind dringend, jedoch nicht wichtig. Diese Aufgaben sollte, wenn möglich, an andere Personen weitergegeben und von diesen zeitnah durchgeführt werden.
Die Aufgaben charakterisieren sich dadurch, dass sie ebenfalls zeitnah erledigt werden müssen. Sie sind jedoch nicht so wichtig, dass du sie selber erledigen musst und daher delegieren kannst. Dabei solltest du jedoch darauf achten, dass die Delegation an eine qualifizierte Person erfolgt.
D-Aufgaben
Bei D-Aufgaben handelt es sich um solche, die nicht wichtig und nicht dringend sind.
Da diese Aufgaben weder der Zielerreichung dienen, noch eine zeitliche Rolle spielen, haben sie eine sehr geringe Bedeutung. Für die (Nicht-)Erledigung dieser Aufgaben gibt es mehrere mögliche Vorgehensweisen. Dabei stehen dir folgende drei Optionen zur Wahl, wie du mit Aufgaben dieser Art umgehen kannst:
- Papierkorb: Bei dieser Option werden die betroffenen Aufgaben in den tatsächlichen oder virtuellen (durch Löschen von Dateien) Mülleimer geworfen. Das sollte jedoch nur mit Aufgaben gemacht werden, deren Erledigung wirklich keine Rolle spielt.
- Komposthaufen: Hierbei werden die Aufgaben auf einem Stapel abgelegt und gesammelt. Die Aufgaben, die auf dem Komposthaufen landen, werden nur dann bearbeitet, wenn gerade Zeit dafür ist. Wirksam ist es, wenn du diesen Stapel alle drei Monate erneut kontrollierst. Manche Aufgaben haben sich bis dahin bereits von allein erledigt und können somit im Papierkorb landen.
- Ablage: Die Ablage ist ähnlich dem Komposthaufen. Der Unterschied besteht darin, dass du bei der Ablage die betroffenen Dokumente oder Materialien geordnet irgendwo abheftest oder sammelst. Dennoch sollte auch hier alle drei Monate eine Kontrolle stattfinden.
Welche Vor- und Nachteile gibt es beim Eisenhower Prinzip?
Das Eisenhower Prinzip ermöglicht es dir, dich auf deine wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren. Die Priorisierung von Aufgaben zeigt dir auf, wann du welche Aufgabe bearbeitet solltest. Damit kannst du eine maximale Arbeitseffektivität erreichen.
Insbesondere im Berufsalltag besteht ein weiterer Vorteil darin, dass man durch die Delegation von Aufgaben sich selbst entlastet. Gleichzeitig zeigt man untergeordneten Mitarbeitern mit der Delegation jedoch auch, dass man ihnen vertraut. Das kann die Arbeitsmotivation deutlich erhöhen. (6)
Ein entscheidender Nachteil ist die richtige Zuordnung der Aufgaben. In der Praxis ist die Definition von wichtig und dringlich häufig schwieriger als gedacht.(3) Das kann insbesondere dann problematisch werden, wenn eine dringende Aufgabe als unwichtig eingestuft wird und an die falsche Person delegiert wird.
Ein weiterer Nachteil liegt in der ungleichen Verteilung der Aufgaben. In der Theorie sind auf alle vier Quadranten gleichmäßig viele Aufgaben verteilt. Auch das ist in der Praxis oftmals nicht der Fall. Häufig sind wichtige Aufgaben selten nicht dringend und dringende Aufgaben nicht unwichtig. So folgt häufig der Aufgabenstau, den man eigentlich verhindern möchte.
Für wen eignet sich das Eisenhower Prinzip?
Das kann beispielsweise eine Führungskraft sein, für Zeit eine knappe Ressource ist. Für diese ist gutes Zeitmanagement häufig von hoher Bedeutung. Die Führungskraft kann entsprechende Aufgaben an untergeordnete Mitarbeiter delegieren.
Angestellte im gleichen Rang können sich gegenseitig keine Aufgaben weitergeben, sondern sich lediglich aushelfen. Diese können jedoch andere Aufgaben an untergeordnete Mitarbeiter, wie beispielsweise Auszubildende oder Praktikanten, delegieren.
Darüber hinaus kannst du das Eisenhower Prinzip jedoch auch in allen anderen Situationen anwenden, bei denen du dich häufig ablenken wirst. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Vorbereitungen auf Prüfungen in der Schule oder im Studium.
Fazit
Das Eisenhower Prinzip gehört zu den Klassikern unter den Techniken des Zeitmanagements. Dabei werden bevorstehende Aufgaben nach den Kriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit entsprechend priorisiert. Die Umsetzung erfolgt häufig in einer Matrix, die aus vier Quadranten besteht. Dort werden die Aufgaben in A-, B-, C- und D-Aufgaben eingeteilt und eingetragen und nacheinander abgearbeitet.
Die Methode zeichnet sich dadurch aus, dass sie in ihrem Grundprinzip sehr einfach ist. Nachteile liegen jedoch darin, dass sich die Umsetzung in der Praxis etwas schwieriger gestalten lasst. Das ist dann der Fall, wenn die Aufgaben falsch eingestuft werden oder die Verteilung auf unterschiedliche Kategorien sehr ungleichmäßig ist.
Weiterführende Literatur: Quellen und interessante Links
[1] https://web.archive.org/web/20150402111315/http://www.presidency.ucsb.edu/ws/?pid=9991
[2] https://dini.de/fileadmin/wettbewerb/PlanungsApp_Paper.pdf
[3] https://link.springer.com/chapter/10.1007/978-3-322-82598-8_3
[4] https://link.springer.com/chapter/10.1007/978-3-658-22197-3_15
[5] https://link.springer.com/chapter/10.1007/978-3-8349-3579-3_11
[6] https://link.springer.com/chapter/10.1007%2F978-3-658-23906-0_
Bildquelle: Brad Neathery / unsplash
