Buchhaltung

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Die Bezeichnung Buchhaltung stammt von der früheren Praxis. Früher war es üblich alle Belege handschriftlich zu erfassen und anschließend in Buchform zu sortieren. Heutzutage erledigen Softwares oder EDV-Systeme diese Arbeit. Dort können Einnahmen und Ausgaben, Bilanzierungen, Lohn-und Gehaltszahlungen sowie weitere Aufgaben schnell und einfach durchgeführt werden.

Bei der Buchhaltung handelt es sich um die Organisationsabteilung, die sich um die Erfassung und Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle kümmern.

Die Buchführung hingegen bezeichnet die dahinter befindliche Methodik und wird als lückenlose und geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle auf Basis von Belegen verstanden. Eine korrekte Buchführung kann mögliche Schwachstellen im Unternehmen aufdecken und Aufschluss über dessen Liquidität geben.

Die gelieferten Zahlen dienen als Arbeitsgrundlage für das Controlling.

Zu den typischen Aufgaben eines Buchhalters gehören:

• Aufstellen und Verbuchen von Einnahmen und Ausgaben
• Bearbeitung der Transaktionen von Kunden
• Verfassen von Steuererklärungen und Lohnabrechnungen
• Prüfung von Reisekosten
• Analyse von Zahlen und Berichterstattung
• Abschreibungen
• Belegorganisation
• Lohn- und Gehaltszahlungen
• Inventur
• Unterstützung bei der Erstellung der Monats- und Jahresabschlüsse nach dem HBG

Im Folgenden erfährst du worum es sich genau in den Teilbereichen handelt.

Finanzbuchhaltung

Der Finanzbuchhalter erfasst alle Aufwendungen und Erträge eines Unternehmens, um sein Gesamtergebnis zu ermitteln. Er erhebt betriebswirtschaftliche Kennzahlen aus der Geschäfts- und Betriebsbuchhaltung für Monats-,Quartals- und Jahresabschlüsse und bewertet anschließend die Bilanzen (3). Die Ergebnisse werden dokumentiert und der Geschäftsleitung präsentiert.

Folgende vier Aufgabenbereiche übernimmt die Finanzbuchhaltung:

• Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
• Bilanzierung
• Dokumentierung von Bestandsveränderungen
• Überwachung der Selbstkosten

Die Finanzbuchhaltung kann als der Teil des Finanz- und Rechnungswesens verstanden werden, der sich mit allen Buchungen befasst, die außerbetrieblichen Zwecken dienen.

Lohnbuchhaltung

Der Lohnbuchhalter beschäftigt sich, wie der Begriff bereits sagt, mit den Lohn-und Gehaltsabrechnungen der Angestellten eines Unternehmen.

Zu den Aufgaben eines Lohnbuchhalters gehören:

• Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Berechnung der Abgaben für Sozialleistungen
• Monatliche Überweisen von Löhnen und Gehältern
• Anlegen und Pflege der Personalakten
• Berechnung von Sonderzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld
• Führung der Jahreslohnkonten
• Lohnsteuervoranmeldung
• Erstellung von Buchungsbelegen für die Finanzbuchhaltung

Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung

Die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung befasst sich mit der Abwicklung aller eingehenden und ausgehenden Rechnungen.

• Kreditorenbuchhaltung: Als Kreditor werden Lieferanten bezeichnet von denen das Unternehmen Waren oder Dienstleistungen bezieht. Die Kreditorenbuchhaltung beschäftigt sich mit der Erfassung und Begleichung der Eingangsrechnungen.
  Debitorenbuchhaltung: Als Debitor werden Kunden eines Unternehmens bezeichnet, die Waren oder Dienstleistung in Anspruch nehmen und Geld dafür bezahlen müssen. Die Debitorenbuchhaltung verwaltet Forderungen wie: Lastschriften, Rechnungen, Zahlungserinnerungen oder Mahnverfahren.

Anlagenbuchhaltung

Unternehmen besitzen nicht nur finanzielles Vermögen. Auch Güter wie Maschinen oder Immobilien gehören zum Eigentum des Unternehmens. Die Aufgabe der Anlagenbuchhaltung ist diese zu verwalten.

Nach § 241a HGB sind Einzelunternehmen, die in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahre den Umsatzerlös von 600.000 Euro und den Jahresüberschuss von 60.000 Euro unterschreiten, nicht buchführungspflichtig.

Demnach sollten die Belege bei einer doppelten Buchführung wie folgt organisiert und dokumentiert werden:

• Vollständigkeit: Lückenlose Führung aller Bücher. Jeder Geschäftsvorfall muss aufgezeichnet werden.
• Richtigkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen sowohl formell (Konten/Namen) als auch materiell (Inhalt/ Wert) korrekt gebucht werden.
• Klarheit und Nachvollziehbarkeit: Die Buchführung muss auch für Dritte (Finanzamt etc.) klar Strukturiert und nachvollziehbar sein.
• Zeitgerechtheit: Alle Buchungen müssen chronologisch und innerhalb einer angemessenen Frist vorgenommen werden.
• Nachprüfbarkeit: Der Geschäftsvorfall muss durch einen Beleg nachgewiesen und im Grundbuch aufgezeichnet werden. Wichtig: Änderungen und Korrekturen müssen ebenfalls vermerkt werden.
• Aufbewahrung und Sicherheit: Es gilt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht (§ 257 HGB) von 6. bzw. 10 Jahren.

Heutzutage handelt es sich eher um Datenbanken als um tatsächliche Bücher in Papierform. Je nach Bedarf können noch weitere Nebenbücher angelegt werden.

Die Investition in eine verlässliche Software ist unabdingbar. Eine gute Buchhaltungssoftware erkennst du daran, dass sie über ein GoBH-Zertifikat verfügt. Dies stellt sicher, dass alle steuerrelevanten Unterlagen den Vorgaben entsprechend erfasst und archiviert werden können. So hat weder der Steuerprüfer noch das Finanzamt etwas an den Unterlagen auszusetzen.