Bewerbung per E-Mail: Darauf solltest du achten

Um sich neue Perspektiven zu ermöglichen, ist initiatives Handeln vorausgesetzt. Vor allem dann, wenn es Zeit für eine berufliche Veränderung ist, sollte die vorhandene Zeit möglichst effektiv genutzt werden. Damit eine erfolgreiche Transformation möglich wird, sind schließlich einige Schritte zu erledigen.

Um für das Vorstellungsgespräch bereit zu sein, kann das Lernen wichtiger Kennzahlen des Unternehmens bzw. die Vorbereitung von Antworten auf mögliche Fragen sinnvoll sein. Damit es jedoch erst soweit kommt, müssen auch die Bewerbungsunterlagen einen einigermaßen hohen Qualitätsstandard vorweisen können. Dies gilt nicht nur für den postalen Versand – auch bei der Bewerbung per E-Mail muss dieser Grundsatz berücksichtigt werden.

Das Wichtigste in Kürze

• Aufbau und Aufbereitung sind bei der Bewerbung per E-mail genau wie bei einer regulären Bewerbungsmappe. Der Versand erfolgt allerdings kostenlos und kommt deutlich schneller an.
• Bei einer Bewerbung per E-Mail lohnt es sich, alle Anhänge in Form einer Bündelung zu versenden. So müssen Personalvertreter nicht alle Dokumente einzeln öffnen.
• Beim Versand der Bewerbungsunterlagen muss unbedingt auf eine nicht zu umfangreiche Dateigröße geachtet werden. So besteht unter Umständen das Risiko, dass die Dokumente einem Filter zum Opfer fallen.

Definition: Was ist eine Bewerbung per E-Mail?

Bei einer Bewerbung per E-Mail handelt es sich um das Einsenden deiner Bewerbungsunterlagen via E-Mail. Du bewirbst dich auf die Stellenanzeige dann nicht mit der klassischen Bewerbungsmappe in Papierform, sondern erstellst an deinem Computer eine online Bewerbungsmappe, welche den Weg zu ihrem Empfänger über das Internet findet. Behandeln solltest du so eine Bewerbung per E-Mail genauso wie auch die gewohnte Variante aus Papier und per Post.

Eine Bewerbung per E-Mail hat nicht nur Vorteile für den Personaler und das Unternehmen, sondern auch für dich, denn du sparst dir unter anderem Geld für Papier und Porto. Alle deine Bewerbungsunterlagen wie Zeugnisse, Bescheinigungen, etc. werden in eine digital Datei gepackt und als Anhang innerhalb einer E-Mail an das betreffende Unternehmen gesendet.

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Ratgeber: Fragen zu Bewerbungen per E-Mail, deren Antworten du in jedem Fall kennen solltest

Bevor eine Bewerbung per E-Mail durchgeführt wird, sollte ein möglichst umfangreiches Wissen zu dem Thema vorhanden sein. Durch unseren präsentierten Leitfaden werden wir dir diesbezüglich jedoch im Detail auf die Sprünge helfen.

Welche Vorteile sprechen für eine Bewerbung per E-Mail?

Wie bereits erwähnt, hat eine Bewerbung per E-Mail für beide Seiten seine Vorteile. Unternehmen profitieren dabei auf verschiedene Arten. Zunächst ist es möglich, dass deine Unterlagen deutlich schneller an das richtige Personal gelangt. Mithilfe einer einfachen Weiterleitung können die betreffenden Personen umgehend Einsicht erhalten. Bei einer Bewerbung in Papierform wäre dies unter Umständen deutlich komplizierter. Da auch von anderen Bewerbern keine endlose Anzahl an Bewerbungsmappen betrachtet werden muss, wird zusätzlich Zeit gespart.

Auch für dich zahlt sich eine Bewerbung per E-Mail in vielerlei Hinsicht aus. Sobald du deine Unterlagen erstellt bzw. vorbereitet hast, kannst du den Versand umgehend durchführen. Ein Gang zur Post ist dabei nicht erforderlich. Außerdem handelt es sich durch den Verzicht auf Papier um eine sehr umweltfreundliche Methode.

Welche Unterlagen sollten in der Bewerbung per E-Mail nicht fehlen?

Eine Online Bewerbung besteht im Prinzip aus genau den gleichen Elementen wie die klassische Bewerbung auf postalischem Weg. Du solltest hier also nichts Wichtiges wegfallen lassen, aber auch nicht unnötige Dinge hinzufügen. Beschränke dich auf das Motivations- bzw. Anschreiben, deinen Lebenslauf mit Lichtbild und wichtige weitere Unterlagen wie Zeugnisse und Bescheinigungen. Diese Dinge dürfen nicht fehlen:

• Bewerbungs- bzw. Motivationsschreiben / Anschreiben
• Deckblatt der Bewerbung
• Lebenslauf
• Anlagen wie Zeugnisse, Praktikumsbescheinigungen, etc.

Hast du das Anschreiben und die Einleitung fertig, wobei letzteres unbedingt begründen sollte, warum du perfekt für die Stelle bist, dann steht dir der Hauptteil deiner Bewerbung per E-Mail bevor. Hier erklärst du, was du bisher in deinem Leben für berufliche Arbeiten und schulische Abschlüsse absolviert hast. Also du arbeitest hier genau dieselben Punkte ein, wie es auch bei der klassischen Bewerbungsmappe per Post der Fall ist. Am Ende darf jedoch auf keinen Fall der Satz fehlen, dass du dich über eine Einladung für ein persönliches Vorstellungsgespräch freust.

Die zweite Seite besteht aus deinem Lebenslauf und ist vom Stil und der Schriftart am besten genauso gehalten, wie das Anschreiben selbst. So kannst du wirksame Stimmigkeit erreichen und zeigst, dass jene beiden Elemente zusammengehören. Achte darauf, dass du dein Bewerbungsfoto oben rechts in die Ecke einfügst.

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Dank der Bewerbung per E-Mail hast du mehr Möglichkeiten in Bezug auf Links, Bilder und Grafiken. Du kannst dich kreativer ausleben und deiner Bewerbung deinen eigenen individuellen Touch verleihen. Optimal, um aus den Pool an Bewerbern und Bewerberinnen heraus zustechen. Hast du eine repräsentative Homepage oder ein Video von dir, dann können beide Punkte sich ebenfalls positiv auf deine Bewerbung per E-Mail auswirken. Bedenke allerdings immer: Weniger ist mehr. Zuviel von Allem kann genau zum Gegenteil führen.

Trenne zudem sämtliche Maßnahmen stets mit einem Seitenumbruch. So sollte auch nach dem Lebenslauf einer solcher erfolgen, denn dann sind nämlich deine Zeugnisse an der Reihe. Die Zeugnisse reichen dabei von deinem Abschlusszeugnis bis hin zu deinem beispielsweise ersten Arbeitszeugnis. Einfach geht es, wenn du die entsprechenden Dokumente einscannst und sie dann in die Schreib-Datei importierst. Beachte dabei allerdings, dass pro Textseite eine Seite Zeugnis reicht. Besteht bei dir der Bedarf, eine dritte Seite in die Bewerbung per E-Mail einzufügen, sollte diese ihren Platz vor den Zeugnissen finden.

Welche weiteren Tipps sind bei der Bewerbung per E-Mail noch sinnvoll?

Um mit deiner Bewerbung per E-Mail erfolgreich zu sein, solltest du ein paar Dinge beachten, die bei der klassischen Papierbewerbung nicht unbedingt nötig sind. Auch wenn es aufgrund der einfachen Absendung einer E-Mail verlockend ist: Schicke deine Bewerbung nie zu schnell ab, sondern prüfe sie genauestens auf Rechtschreibfehler und andere Mängel.

Die richtige E-Mail-Adresse

Bei der E-Mail-Adresse ist es besonders wichtig, dass du eine seriöse Variante auswählst. Spaß-Adressen oder andere von dir erstellte Adressen, die nicht deinen richtigen, vollständigen Namen beinhalten, sind nicht optimal für eine Bewerbung per E-Mail. Wenn du eine neue E-Mail-Adresse anlegst oder bereits über eine seriöse Adresse verfügst, dann richte auch unbedingt eine sogenannte E-Mail-Signatur ein, aus welcher dein vollständiger Name, deine komplette Adresse und deine Telefon-/Handynummer hervorgeht.

Der richtige Ansprechpartner

Du darfst deine Bewerbung per E-Mail auf keinen Fall an eine allgemeine E-Mail-Adresse wie z.B. [email protected] senden. Erkundige dich, welche Person die richtige für den Erhalt deiner Bewerbungsunterlagen ist und schicke diese genau an die E-Mail-Adresse der betreffenden Person.

Das ist nicht nur für den Empfänger eine exakte Zuordnung, sondern stellt für dich auch eine Sicherheit dar, dass deine Bewerbung per E-Mail nicht irgendwo und bei irgendwem in den Massen von E-Mails, untergeht. In den allermeisten Fällen beinhalten Stellenanzeigen die Kontaktpersonen mit der dazugehörigen E-Mail-Adresse, an die deine Bewerbung per E-Mail zu richten ist.

Schreibst du eine Initiativbewerbung, kannst du zur Ermittlung des richtigen Kontaktes entweder das Unternehmen selber anrufen oder du gehst auf die betreffende Website und ziehst dir dort die nötigen Informationen heraus. Es kann aber durchaus passieren, dass du nicht auf den ersten Blick die Kontaktdaten für den richtigen Ansprechpartner findest. Beweise hier etwas Geduld und Ausdauer bei deiner Recherche.

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Aussagekräftige Betreffzeile

Auch wenn es dir vielleicht nicht ganz so wichtig erscheinen mag, aber die Betreffzeile ist gehört zu den wichtigen Punkten innerhalb deiner Bewerbung per E-Mail. Die Betreffzeile sollte so aussagekräftig wie möglich sein, denn ansonsten kann es ganz schnell passieren, dass deine Bewerbung per E-Mail in den Spam-Ordner verschoben wird oder im Postfach des Empfängers verloren geht. Des Weiteren hat dein Ansprechpartner viel bessere Chancen, deine E-Mail gleich als Bewerbung zu erkennen. Außerdem ist es ratsam, wenn du dich beim Betreff zurückhältst und diesen knapp ausfallen lässt.

Wie du die Betreffzeile falsch machst:

• “Meine Bewerbungsunterlagen für die von Ihnen inserierte Stellenanzeige” – Zum einen ist der Betreff zu lang und zum anderen zu ungenau, da dort fehlt, um welche Stelle es sich genau handelt.
• “Hallo Herr XY”. Hier ist der Betreff nicht formell genug und außerdem fehlt der Bezug zum Anliegen.

Wie du die Betreffzeile richtig machst:

• “Bewerbung um die Stelle XYZ” / “Bewerbungsunterlagen für die Stelle XYZ” / “Stelle XYZ – Bewerbungsunterlagen”. Die Länge ist hier optimal, der Zweck deutlich erkennbar, ebenso wie auch die anvisierte Stelle.
• “Bewerbung auf Stelle XYZ – Referenznummer 0123”. Die Zuordnung deiner Bewerbung per E-Mail kann unmittelbar erfolgen, doch nicht immer ist die Referenznummer auch gegeben.

Form und Inhalt – individuell und seriös

Oftmals machen Bewerber den Fehler, dass das Anschreiben, welches nicht gleich dem Bewerbungsschreiben ist, Wort für Wort in das vorgegebene Textfeld der Bewerbung via E-Mail kopiert wird. Hierzu gibt es mehrere Gründe, warum du das nicht tun solltest.

1. Du kannst so nicht sicherstellen, dass der Inhalt auch beim anschließenden Lesen richtig dargestellt wird. Abhängig vom jeweiligen Mail-Programm besteht die Gefahr, dass Zeilenumbrüche oder Umlaute nicht korrekt dargestellt werden.
2. So eine Art von Bewerbung zeigt sich zudem als unpraktisch, denn in vielen Fällen kann die Bewerbung per E-Mail dann nicht mehr korrekt zugeordnet werden, sollte diese innerhalb des Unternehmens in andere Abteilungen weiter versendet werden. Verzichte daher aus genannten Gründen darauf dein Anschreiben zu kopieren, um es dann in das Textfeld der E-Mail einzufügen.

Halte dich innerhalb des Textfeldes knapp und wähle ein eigenständiges und vor allen Dingen eindeutiges Anschreiben aus. Auf einen Blick sollten hier die elementarste Informationen ersichtlich sein, wie z.B.:

Sehr geehrte Frau XYZ / Sehr geehrter Herr XYZ,

Sie finden im Anhang dieser E-Mail meine Bewerbungsunterlagen auf die Stelle XXX als XYZ.
Sollten Sie Rückfragen haben, dann stehe ich Ihnen selbstverständlich zur Verfügung.
Weitergehend freue mich, wenn Sie mir die Möglichkeit geben, Sie in einem persönlichen Vorstellungsgespräch von meiner Person überzeugen zu können.

Mit freundlichem Gruß,
Vorname und Nachname

Bei genanntem Anschreiben wurden alle nötigen Formalitäten berücksichtigt: Dein Vor- und Nachname, die betreffende Stelle und das Verweisen auf den Anhang zu deinen Bewerbungsunterlagen. Es ist jeder Person, die es liest, direkt auf den ersten Blick möglich, dein Anliegen (der Grund für deine E-Mail) zu erfassen und sie kann dann entsprechend handeln. Achte zudem darauf, dass dein Sprachstil seriös ist und dein Lebenslauf von dir digital unterschrieben wurde.

Der Anhang

Es ist unbedingt notwendig, dass deine Bewerbung per E-Mail inhaltlich die gleichen Elemente beinhaltet wie auch die klassischen Bewerbung in einer Bewerbungsmappe per Post. Somit musst du ein Bewerbungsschreiben, ein Lebenslauf und die gewünschten Zeugnisse deiner Bewerbung per E-Mail hinzufügen.

Gleiches gilt auch für den Aufbau sowie bei der inhaltlichen Reihenfolge. Eine Bewerbung per E-Mail ist einer herkömmlichen Bewerbungsmappe gleichzusetzen. Verzichte jedoch darauf, dass du sämtliche Dokumente im Anhang einzeln anhängst. Wenn du eine zeitgemäße Bewerbung per E-Mail einsenden möchtest, dann beinhaltet diese im Anhang nur eine Datei. Für den Personaler ist es so nicht nur leichter seiner Aufgabe nachzugehen, sondern du kannst so auch dafür sorgen, dass die Bestandteile deiner Bewerbung nicht aus dem Zusammenhang gerissen werden können.

Gib der Datei einen aussagekräftigen Namen und wähle PDF. Achte darauf, dass deine Bewerbung per E-Mail nicht größer als 5 MB ist.

Welche Aspekte des Datenschutzes sind in Zusammenhang mit der Bewerbung per E-Mail zu beachten?

Seit dem Jahr 2018 hat der Begriff Datenschutz vor allem innerhalb der Europäischen Union eine zusätzliche Bedeutung erhalten. Die sogenannte DSGVO betrifft nicht nur Endverbraucher von Produkten und Serviceleistungen. Auch Bewerbungsunterlagen müssen denselben Schutz genießen; die vermittelten persönlichen Daten machen diesen Schritt unumgänglich.

Im Normalfall kommt es vor, dass nicht nur ein Interviewpartner deine Unterlagen zu Gesicht bekommt. Oft wird auch eine zweite oder dritte Person gebeten, die Sichtung zwecks einer höheren Gründlichkeit ebenfalls durchzuführen. Hier gilt allerdings: die Weitergabe deiner Dokumente muss streng limitiert sein. Ausschließlich jene Personen, die entweder direkt am Gespräch beteiligt sind bzw. dafür in Frage kommen, dürfen eine Sichtung vornehmen. Handelt es sich um gänzlich andere Abteilungen, müssen die vorgeschriebenen Abgrenzungen unbedingt eingehalten werden. Jene Mitarbeiter, die dennoch Zugriff erhalten, sind zum Stillschweigen verpflichtet – dies gilt sowohl außerhalb als auch innerhalb der eigenen Betriebsstrukturen.

Die Zweckbindung des Datenschutzgesetzes findet auch im Rahmen von Bewerbungen statt. Personenbezogene Infos dürfen somit nur eingehoben werden, wenn ein klar definierter Nutzen damit verbunden ist. Auf die explizite Kennzeichnung der Bewerbung solltest du daher unbedingt achten. Läuft die Zweckerfüllung ab, dürfen die Daten nicht mehr aufbewahrt werden. In diesem Fall bestehen allerdings wichtige Ausnahmen. Solange die Stelle noch nicht besetzt ist, muss eine Löschung nicht durchgeführt werden. Außerdem eignet sich dein Profil für zukünftig ausgeschriebene Stellen. Damit deine Daten jedoch einbehalten werden dürfen, bedarf es jedoch deiner ausdrücklichen Zustimmung.

Sie dürfen nicht einfach in den Papierkorb geworfen werden – der Zugang für unberechtigte Personen ist damit viel zu einfach gewährleistet. Stattdessen bedarf es einer ordnungsgemäßen Vernichtung. Im Falle von Ausdrücken ist beispielsweise das Schreddern eine zu empfehlende Methode. Die digitalen Kopien in E-Mails oder firmeninternen Festplatten müssen zusätzlich vernichtet werden. Eine einfache Löschung und Entleerung des Papierkorbs reicht jedoch nicht aus – eine Wiederherstellung der Dateien ist für Kenner des Betriebssystems einfach möglich. Zusätzliche Software-Tools kommen daher hier zum Einsatz.

Um in diesem Kontext unangenehmen Problemen möglichst aus dem Weg zu gehen, setzten immer mehr Unternehmen auf einen beratenden Datenschutzbeauftragten. Diese Personen sind in der Lage, Mitarbeiter laufend zu schulen und somit das notwendige Fachwissen zu vermitteln. Risiken von Datenschutzverstößen werden somit maßgeblich verringert.

Welche Alternativen existieren zur Bewerbung per E-Mail?

Abgesehen von der heutzutage typischen Bewerbung per E-Mail gibt es noch weitere Varianten, mit denen du die Besetzung einer vakanten Stelle anfordern kannst. Zum Abschluss wollen wir dir auch zu diesen Optionen eine möglichst übersichtliche Zusammenfassung bieten.

Online-Formular

Um geeignete Kandidaten besser herauszufiltern, stellen einige Unternehmen ihren Bewerbern auch ein digitales Formular zur Verfügung. Dabei handelt es sich im Normalfall um eine Erweiterung der Bewerbung per E-Mail. Zusätzlich zur Übermittlung deiner Dokumente musst du ausgewählte Fragen beantworten, die Personalbetreuer ebenfalls zu Gesicht bekommen.

In diesem Zusammenhang ist es notwendig, die richtige Abstimmung zu finden. Oft beinhaltet der Fragebogen Themen, auf die du normalerweise in deinem Motivationsschreiben eingehst. Wiederholst du dich zu oft, kann dies möglicherweise einen schlechten Eindruck verursachen.

Außerdem ist es wichtig, dass du ein solches Formular stets in einem Durchgang abschließt. Auch wenn viele Fragen gestellt werden solltest du unbedingt darauf achten. In den meisten Fällen können angelegte Profile nicht zwischengespeichert werden. Auch ein Ablauf der Sitzung ist möglich – kommt es dazu, musst du das gesamte Formular erneut von vorne durcharbeiten.

Bewerbung per Post

Obwohl diese Methode in Zeiten der Digitalisierung immer weniger Anwendung findet, bevorzugen einige Firmen auch eine Zusendung einer Bewerbungsmappe. Dabei solltest du darauf achten, dass alle ausgedruckten Formulare möglichst sorgfältig aufbereitet sind. Dies betrifft drei wesentliche Punkte:

• Qualität: Die Informationen auf den Ausdrücken müssen leserlich sein und der Druckvorschau möglichst gleich kommen. Auch bei der Auswahl des Papiers sollte auf eine möglichst robuste bzw. dicke Variante gesetzt werden.
• Anordnung: Die Reihenfolge in einer Bewerbungsmappe ist von entscheidender Bedeutung. Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse – mit dieser Anordnung kannst du im Normalfall nicht viel falsch machen.
• Abmessung: Bei der Aufbereitung deiner Bewerbungsunterlagen spielt auch die ausgewählte Mappe eine große Rolle. Sie sollte groß genug sein, damit allen Formularen eine komplette Abdeckung ermöglicht wird. Erhält ein HR-Manager zerknickte Dokumente, ist ein guter erster Eindruck nur schwer möglich.

Beim Versand sind ebenfalls wichtige Punkte zu beachten. Bist du dir nicht ganz sicher, frage bei deiner Poststelle nach der notwendigen Frankierung nach. Auch eine korrekte Anschrift ist wesentlich. Adresse, Ort, Abteilung und auch die Ansprechperson sollte auf dem Umschlag zu lesen sein.

Fazit

Es handelt es sich bei einer Bewerbung per E-Mail um genau das gleiche Unterfangen wie die klassische Variante der Bewerbungsmappe, nur mit dem Unterschied, dass du und der Personaler kein Papier in der Hand habt.

Obwohl der Versand zwar weniger kompliziert ist, muss dennoch mit Hingabe an dem Vorhaben gearbeitet werden. Form, Inhalt und ähnliche Aspekte zählen hier genauso wie bei einer Bewerbung per Post. Nur unter der Berücksichtigung dieser Aspekte ist an eine Ladung zum Vorstellungsgespräch oder sogar eine folgliche Anstellung überhaupt zu denken.

Weiterführende Literatur: Quellen und interessante Links

[1] https://www.absolventa.de/karriereguide/online-bewerben/email-bewerbung

[2] https://www.stepstone.de/ueber-stepstone/datenschutzerklarung-fur-bewerber/

Bildquelle: unsplash.com / Markus Spiske