Alpen Methode

Die Grundidee ist dabei, sich zu Beginn jeden Tages wenige Minuten zu nehmen, um einen Arbeitsplan zu erstellen. Dabei werden auch Pufferzeiten eingeplant, die unerwartete Ereignisse abdecken können. So soll auf lange Sicht produktiveres und stressfreies Arbeiten möglich sein.

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Die Alpen Methode soll besonders einfach und effektiv sein. Obwohl sie grundsätzlich für die Strukturierung eines Tages gedacht ist, kann auf diese Weise ebenfalls ein Wochenplan erstellt werden.

Das Wort Alpen ist ein Akronym und steht für die fünf Schritte, die zu einem produktiven Tag führen.

Diese Arbeitsschritte werden ausgeführt wie folgt (2):

Aufgaben aufschreiben

Zuallererst müssen sämtliche Aufgaben, die zu erledigen sind, in einer To-Do-Liste notiert werden. Egal ob größere Vorhaben wie ein wichtiges Meeting, ein Besuch beim Kunden oder eine Präsentation, oder kleinere Dinge wie ein Telefonat oder eine E-Mail, alles wird notiert. Denn eine Liste ist der erste Schritt, um eine Übersicht über die anstehenden Aufgaben zu bekommen. Die Reihenfolge spielt hier zunächst einmal keine Rolle.

Diese To-Do-Liste kann entweder als erster Punkt am Morgen angefertigt werden, oder sogar schon am Abend zuvor. So spart man sich am nächsten Morgen Zeit und umgeht Störungen durch früher Anrufe oder Kollegen.

Länge einschätzen

Als Nächstes wird hinter jeder zu erledigenden Aufgabe auf der To-Do-Liste die Zeit notiert, die diese wahrscheinlich in Anspruch nehmen wird. Dabei sollte versucht werden, eine möglichst realistische Einschätzung vorzunehmen.

Man selbst kennt sich, seine Aufgaben und seine Arbeitsweisen am besten und kann in etwa einschätzen, wie lange welche Erledigung braucht. Es sollte beachtet werden, welche Termine oder Meetings sich gerne über die angesetzte Zeit hinaus ziehen und auch, wie viel Zeit man in welche Aufgaben überhaupt investieren möchte.

Termine sollten in diesem Schritt bereits mit festen Zeiten notiert werden und auch ein Zeitlimit für bestimmte Aufgaben festzulegen kann die Produktivität steigern.

Am Ende dieses Schrittes ist dann bereits absehbar, welchen Zeitaufwand die bevorstehenden Aufgaben benötigen und ob sie überhaupt an einem Arbeitstag erledigt werden können.

Pufferzeit einplanen

Im dritten Schritt sollten die grade notierten Zeiten zum Teil, nach eigenen Erfahrungswerten, korrigiert und mit Puffer ausgestattet werden.

In jedem Tagesablauf kann es zu unerwarteten Störungen, Ereignissen, Aktivitäten, Ablenkungen oder Pannen aller Art kommen. Um auf alle Eventualitäten vorbereitet zu sein, sollten nicht mehr als 60% der Arbeitszeit konkret verplant werden. Die übrigen 40% des Arbeitstages sind Pufferzeit, damit auch beim Eintreten unerwarteter Ereignisse das Arbeitspensum eingehalten werden kann.

Die 40% Pufferzeit können dabei nach eigenem Ermessen eingeteilt werden. So können durchaus auch 20% auf soziale Aktivitäten wie Gespräche mit den Kollegen oder Raucherpausen verwendet werden.

Entscheidungen treffen

Nun kommen die Prioritäten ins Spiel. Bei jeder Aufgabe müssen sich die Fragen gestellt werden: Ist sie wichtig oder unwichtig? Ist sie dringend oder nicht so dringend? Was muss noch heute erledigt werden und was kann noch ein paar Tage warten?

Eine Aufgabe, die unwichtig und nicht dringend ist, wird gestrichen. Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben können hinten angestellt werden. Was unwichtig, aber nicht dringend ist, kann delegiert werden. Die wichtigen und dringenden Punkte sollten Priorität haben und im Laufe des Tages erledigt werden.

Die Entscheidung über eine Priorität zu treffen ist nicht immer einfach und fällt vielen Menschen sogar am schwersten. Doch dieser Schritt ist wichtig, um die Frustration über Berge an Aufgaben zu vermeiden und sich selbst zu entlasten.

Nachkontrollieren

Am Ende des Tages sollte Bilanz gezogen werden. Konnten alle geplanten Aufgaben erledigt werden? War die Zeiteinschätzung realistisch? Wurden alle Ziele erreicht?

Sollte die Alpen Methode nicht am ersten Tag funktioniert haben, ist das nicht schlimm. Sie sollte über einen Zeitraum von mindestens zwei Wochen angewendet und optimiert werden, um produktive Ergebnisse zu erzielen. Denn im Laufe der Zeit lässt sich immer leichter abschätzen, welche Aufgaben wie viel Zeit benötigen und welche Prioritäten sie haben.

Die Alpen Methode ist insbesondere für Menschen gut geeignet, die dazu neigen, sich zu verzetteln oder den Überblick über ihre Aufgaben zu verlieren. Auch wer Schwierigkeiten mit der Work/Life-Balance hat, kann durch diese Methode seinen Alltag strukturieren. Ein gewisses Maß an Selbstdisziplin und Eigenorganisation ist aber dennoch Voraussetzung für das Gelingen der Methode.

Ursprünglich ist die Alpen Methode für das Arbeiten in einem Büro im Bereich des Personalwesens gedacht. Sie lässt sich jedoch auf viele Bereiche und Berufe übertragen und anwenden.

Und auch für alle, die nicht im Büro sind, kann das strukturierte Arbeiten mit der Alpen Methode hilfreich sein. So kann sie zum Beispiel auch von Studenten genutzt werden, die ihren Workload erfüllen müssen (3). Und genauso von allen, die von zuhause arbeiten oder die alltägliche Hausarbeit und andere Pflichten ordnen wollen.

Als Nachteile werden angesehen:

• Zeitaufwand durch das Erstellen des Arbeitsplanes.
• Ist eine Aufgabe von Kollegen oder dem Team abhängig, kann sie nicht sicher geplant werden.
• Die Pufferzeit von 40% ist in der Theorie eine gute Methode, um Stress zu vermeiden, doch ist sie in der Praxis an manchen Tagen schlicht nicht einzuhalten.
• Gute Methode für alle, die sich selbst organisieren könne. Wer allerdings ohnehin schon Probleme mit Selbstdisziplin und häufiger Ablenkung hat, wird auch mit dieser Methode Schwierigkeiten haben.
• Unflexibel gegenüber dynamischen Aufgaben, die sich innerhalb eines Prozesses eventuell ändern.

Für längere Zeiträume, zum Beispiel den kommenden Monat, ist diese Methode des Zeitmanagements allerdings nicht geeignet. Die Zeitspanne ist zu groß und es können zu viele unvorhergesehne Dinge passieren, die sich nicht in die Planung einrechnen lassen.

Um dennoch auch über längere Zeiträume einen Überblick behalten zu können, können aber trotzdem To-Do- und Prioritätenlisten angefertigt werden.